La Administración Y Priorización De Las Tareas

Todos los días desarrollamos variadas tareas de acuerdo con nuestras necesidades presentes. Sin embargo esta tareas difieren enormemente según el orden de importancia que tienen o del nivel de urgencia que manifiesten.

Entre ellas tenemos las que están relacionadas con objetivos laborales o metas económicas como educarse o capacitarse, redactar un informe, desarrollar un cronograma de actividades, atender clientes, escribir contenido,etc. y las que solucionan necesidades básicas o cotidianas tales como alimentarse, dormir, tomar un baño, cepillarse los dientes.

Finalmente existen otras tareas que hacemos para satisfacer necesidades personales o sentimentales como deportes, esparcimiento o vida de pareja.

Como primera medida se puede hablar de tres tipos de tareas según el tiempo que se tardan de ver los resultados:

Tareas clase 1: que son aquellas a largo plazo cuyo beneficio por inversión de tiempo y otros factores se percibe en 5 o más años.

Tareas clase 2: son aquellas cuyo beneficio por inversión de tiempo y otros factores es a mediano plazo entre 3 meses y 2 años y en las cuales se logra los mayores resultados en un plazo de 2 años.

Tareas clase 3: son las que mostrarán beneficios en un periódo de 3 meses o menos. Normalmente estas tareas son de rutina y en caso tal su impacto no prevalece mucho tiempo y no afecta tanto si no se logran.

Existe una regla muy eficaz para distribuir el tiempo que se conoce como la regla 50-30-20 y que se puede aplicar de la siguiente manera:

Dedicar el 50% de tu tiempo a las tareas de clase 1 (tareas con beneficio a largo plazo), dedicar el 30% del tiempo a las tareas clase 2 (tareas con beneficio a mediano plazo), y dedicar 20% del tiempo a las tareas clase 3 (taresa con beneficio a corto plazo).

Asignar este orden de importancia asegurará que alcances tus objetivos mas importantes que son aquellos que te darán tranquilidad y estabilidad a futuro.

Si no te alcanza el tiempo previsto para tus tareas clase 3, puedes postergarlas para el día siguiente. Por el contrario, el 50% del tiempo que dediques a las tareas de clase 1 es imperativo y si fuera el caso podrías quitar parte del tiempo de las tareas clase 2 para cumplir con la máxima prioridad.

Por ejemplo debes pasar el 50% de tu tiempo diario realizando tareas relacionadas con la implementación de tu negocio o que tengan que ver con tu proyecto en mente de 2 a 5 años.

El 30% de tu tiempo lo puedes dedicar vamos a suponer que el proyecto que tienes es establecer un negocio por internet a escribir artículos en tu Blog, redactando contenido relacionado con la venta de tus productos o leyendo material de capacitación para tu negocio.

Y finalmente el 20% restante, lo dedicarás a leer y contestar mails o comentarios en tu sitio, realizar llamadas telefónicas, pagar las cuentas pendientes, etc.

La idea principal de esta técnica es aprender a sacrificar las cosas urgentes por las que son realmente importantes. Muchas veces nos alejamos de nuestro objetivo ante la presencia de una tarea que aparenta ser urgente, pero que no es más que una interrupción sin importancia para nuestros planes a mediano y largo plazo.

¿Qué esperas entonces? haz hoy mismo una lista de tus tareas y clasifícalas según su orden de importancia. Y para esta semana comprométete a respetar la regla 50-30-20 para completar esas tareas diarias.Quiero que me cuentes en los comentarios los cambios que observaste desde que implementaste este método y fíjate si debes hacer algunos ajustes en las proporciones de tiempo. Me gustará conocer de qué forma mejoras estas técnicas, según tu caso específico.

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