Los Tres Pasos Que Aumentan La Productividad

El conocido genio militar Napoleón Bonaparte argumentaba su excepcional habilidad de trabajo a este procedimiento en la acción:

"Una vez acabo con un tema, meto el cajón en su hueco y abro otro, de modo que ninguna de mis tareas se revuelve con otra y esto me libra de confusiones y ansiedades"

Esta simple estrategia mental permite efectivamente dominar tu tiempo. Me refiero a alamacenar como carpetas independientes todas las situaciones que pertenezcan a un tema determinado y no mezclarlas para evitar sobrecargas mentales y emocionales que den al traste con tu productividad.

Al aplicar estos 3 pasos que te voy a mostar podrás:

* Crear una reacción inmediata y de manera consciente frente a situaciones que se repiten y que producen como resultado un mal uso de tu tiempo.
* Localizar con exactitud los hábitos y comportamientos que desperdician tu tiempo
* Construir listas inteligentes para priorizar tu acción.

Uno de los recursos mas valiosos en la vida de todo ser humano es el tiempo y mejor aún tomar consciencia del mismo para aprovecharlo en aquellas actividades que según nuestros talentos y misión particulares producirán mayores y mejores resultados. Sin embargo el tiempo pasa de forma continua y esto hace que no sea posible recuperarlo.

Para administrar efectiva y eficazmente tu tiempo te daré como dije 3 acciones concretas que son: planificar, priorizar y agendar las tareas.

Detallemos cada una de ellas:

1. Planificar las Tareas:

Debes hacer una lista ordenada de tareas agrupadas por actividades similares. Es decir crear familias de tareas con propósitos y misiones diferentes. Esto te permitirá organizarlas del mejor modo para hacerlas varias o todas en un mismo lugar con un mínimo de recursos.

Esta actividad debe hacerse para las tareas a corto plazo (horas y días), mediano plazo (meses) y largo plazo (años).

La idea con este procedimiento es priorizar las actividades que van desde lo importante a lo urgente. Así podrás administar tu tiempo para realizar primero las primordiales y luego las secundarias.

Realizar listas de tareas es fundamental cuando vas a hacer una gran cantidad de ellas.

Si observas que normalmente se te escapan una o varias y que debido a esto fallas en el logro de una meta u objetivo es tiempo de que empieces a hacer una lista de tareas para incrementar tu productividad.

Al parecer las listas se ven como algo muy sencillo en su elaboración pero en cambio de esta impresión superficial la experiencia muestra que son extremadamente útiles y poderosas para ejecutar una o varias acciones.

La organización y el orden que aportan para tu vida práctica reducen el estrés y dan la convicción y la sensación de estar en control del manejo del tiempo y de las exigencias que puede tener un sobrecargo de trabajo.

2. Priorizar las Tareas:

Consiste en asignar a un grupo de tareas con una finalidad común un orden de importancia para ejecutarlas secuencialente y de forma ordenada. Ello permite el logro sistemático de los objetivos que llevan a una meta.

Se recomienda asignar un valor en números, un color, una letra o marca que te permita observar en que orden se realiza cada actividad y de esta fomra aumentar tu productividad.

A continuación te muestro los siguientes puntos básicos que necesitas tener en cuenta para priorizar tus tareas:

* Importancia o rentabilidad del proyecto.
* Objetivos a corto plazo.
* Complejidad o dependencia de otras tareas.
* Esfuerzo requerido para realizarla.
* Complejidad
* Importancia
* Fechas Límite

3. Agendar las Tareas:

Al priorizar las tareas y agendarlas para su ejecución es necesario seguir en lo posible el plan previsto y afrontar los problemas que surgan de acuerdo con su prioridad. De esta forma al finalizar el día tendrás la satisfacción que proporciona el ver como disminuye tu lista de tareas por hacer.

Lo siguiente es fijar el plazo o las fechas para realizar las actividades críticas.

Estas tareas deben realizarse de acuerdo con el plan debido a que un atraso en alguna(s) de ellas puede significar fracasar en un proyecto o perder un cliente.

Para las actividades que no son críticas no es necesario establecer una fecha con rigurosidad pero de todas maneras debes mantener un control sobre su progreso.

Finalmente actualiza tu lista a medida que vas completando cada una de las tareas, esto incluye nuevas actividades y eliminar otras por alguna razón o situación especial. Analiza su prioridad y clasifícalas para saber si son críticas o no y definir así las fechas para realizarlas logrando así un mejor manejo de tu tiempo.

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